Cómo prepararte para hacer una conference call en inglés

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Cómo prepararte para hacer una conference call en inglés

conference call en inglés

Las teleconferencias son una de las situaciones de trabajo habituales en las que deberás practicar tu inglés. Son incluso más complicadas que las reuniones o videoconferencias, porque todo depende de la voz. Pero si sigues los consejos, normas de etiqueta y frases útiles que verás a continuación, superarás el reto.

 

Cuando alguien propone hacer una «conference call» posiblemente te entrarán sudores fríos si no dominas bien el inglés. A pesar de la evolución tecnológica, las conferencias telefónicas o teleconferencias siguen siendo un recurso habitual en las empresas internacionales. Por ejemplo, para celebrar reuniones virtuales con clientes, proveedores u otros empleados de la compañía en diferentes países. Y lógicamente, solo con que haya una persona de fuera, toda la llamada será en inglés.

 

Si has tenido la oportunidad de participar en alguna, habrás comprobado que realizar una «conference call» en inglés es más difícil que asistir a una reunión internacional o mantener una videoconferencia en inglés. La razón es que, al no existir imagen, todo depende de la palabra: no puedes ver las caras, gestos y expresiones de los demás, que ayudan mucho a comprender lo que dicen. Además, a diferencia de cuando tienes que hablar por teléfono en inglés, en una teleconferencia no hay solo una persona, sino que participan diversos profesionales que suelen tener diferentes procedencias y acentos, lo cual complica bastante entender lo que dicen.

 

En cualquier caso, realizar una correcta preparación, seguir las normas de etiqueta básicas e intentar controlar los nervios te ayudará a superar con éxito este tipo de situaciones. Vamos a ver qué debes hacer antes, durante y después de la llamada.

 

Antes de la llamada

Normalmente las conferencias telefónicas se convocan con bastante antelación. Por lo tanto, tienes tiempo de prepararlas y asegurarte de cumplir los siguientes puntos:

-Reserva una sala o despacho donde puedas realizar la «conference call» con tranquilidad y en silencio, evitando molestos ruidos de fondo e interrupciones.

-Es mejor que te conectes desde un teléfono fijo, ya que los móviles pueden tener problemas de cobertura, quedarse sin batería o dar una mala calidad de sonido. Si vas a usar un sistema de manos libres, ten en cuenta que puede generar un molesto eco y que todos tus movimientos y el ruido ambiental se escucharán por el micro.

Imprime en un papel el número y las claves para conectarte a la conferencia, la fecha y hora y los nombres de los participantes. Así lo tendrás todo siempre a mano. También puedes preparar un guión si sabes de qué tendrás que hablar en la llamada.

-Llama un par de minutos antes de la hora de inicio para asegurarte de estar conectado a tiempo. A veces, cuesta un poco acceder y si llegas tarde todo el mundo lo sabrá porque el sistema anuncia cuando te conectas e interrumpes al que habla.

 

Durante la llamada

No se puede negar que, al igual que la mayoría de reuniones de trabajo, las teleconferencias suelen ser largas y aburridas. Sin embargo, basta con un pequeño descuido para quedar en evidencia ante los demás.

 


 

Cuando te conectes a la teleconferencia, saluda y di tu nombre, cargo y empresa. Por ejemplo: Good morning, this is Jim from Nativos Language Consultants.

Recuerda que la voz es lo primero y único que los demás percibirán de ti. Por lo tanto, sé alegre y enérgico en el saludo, para dar una buena impresión inicial.

-Si eres quién ha organizado la «conference call», una buena forma de iniciar la reunión telefónica es: Is everybody ready to start? Then, we can begin.

-Mientras no hables, pon el teléfono en silencio (tecla mute) para evitar los ruidos. Cuando quieras decir algo, pulsa de nuevo y espera unos segundos antes de hablar.

-¡Presta atención! No hay nada peor en una conferencia telefónica que te hagan una pregunta y no sepas qué responder porque no estabas escuchando. Así que céntrate en la llamada y evita distracciones como el ordenador, el móvil, la tablet, etc.

-Cuando intervengas o hagas una pregunta, acuérdate de decir tu nombre primero para que los demás sepan quién está hablando.

-No olvides que, en inglés, ser muy directo se considera una descortesía. Por lo tanto, usa frases educadas y bien formuladas cuando quieras decir algo. Por ejemplo:

 

I would like to add something (Me gustaría añadir algo)

Sorry, I didn’t catch that (No he entendido lo último)

Could you repeat it, please? (¿Puedes repetir?)

I’m afraid I’ve got to leave now (Me tengo que ir)

 

Habla despacio y usa frases sencillas para que todo el mundo entienda lo que dices. Si haces una pregunta a alguien, di su nombre para que sepa a quién te diriges.

Toma nota de todo lo que se dice en la llamada, y especialmente de la información o los acuerdos que te afectan. ¡Te resultarán muy útiles para la última parte!

 

Después de la llamada

Tras un largo rato intentando entender todo lo que se dice en la «conference call» y procurando no quedar en mal lugar, seguro que deseas acabar cuanto antes. Pero no bajes la guardia para evitar que un error de última hora empañe tu participación:

-Al terminar la llamada, da las gracias y despídete con educación. Despedirse a la francesa, colgando el teléfono directamente, no es educado. Por ejemplo, puedes decir: Thank you very much for this. It was really interesting. Have a nice day!

-Para estar seguro de no haberte perdido nada, siempre es una buena idea mandar por correo electrónico a los asistentes o al organizador un resumen de la llamada con los acuerdos o cuestiones que te afectan. Además, darás una imagen profesional.

-¡No olvides anotar las tareas que te corresponden! Después de una larga llamada, apetece mucho tomarse un descanso y luego es fácil olvidar que tienes que enviar un presupuesto o responder una pregunta que te han hecho. Apúntalo inmediatamente.

 

Consulta más normas de etiqueta y consejos para participar en teleconferencias aquí.

 

Finalmente, ten en cuenta que las conferencias telefónicas dan mucho respeto al principio. Pero a medida que adquieras experiencia, conseguirás más confianza y soltura para demostrar tus capacidades, incluso en inglés. También te darás cuenta de que no todos los participantes en las teleconferencias tienen un nivel de inglés nativo (se notan especialmente las diferencias entre el norte y el sur de Europa).

 

Y si ves que necesitas un poco más de ayuda, podemos organizar clases de inglés en tu empresa especialmente diseñadas para practicar las teleconferencias, reuniones, llamadas telefónicas y otras situaciones habituales de tu trabajo que requieren inglés.

 

¿En qué situaciones lo pasas peor cuando tienes que hablar en inglés? ¡Comenta en nuestras redes sociales!